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會議前準備是否充分,是決定會議能否成功的關鍵環節

時間:2021-12-14  作者:哈爾濱鑫時空

一是方案要細。會前準備工作要根據會議任務制定詳細的工作方案。一般要在大會秘書處成立秘書組、會務組、宣傳組、后勤組、安全保衛組等工作小組,將工作方案中的任務分解,逐一明確相關事項和環節的具體責任人,并列表印發,使各項任務職責分明、一目了然。二是落實要細。會前準備工作具有很強的時限性,各工作小組要緊緊圍繞職責分工抓好落實。起草會議文件和落實與會人員,是會前準備的兩個關鍵要素。會議文件中的議程…

       一是方案要細。

       會前準備工作要根據會議任務制定詳細的工作方案。一般要在大會秘書處成立秘書組、會務組、宣傳組、后勤組、安全保衛組等工作小組,將工作方案中的任務分解,逐一明確相關事項和環節的具體責任人,并列表印發,使各項任務職責分明、一目了然。

       二是落實要細。

       會前準備工作具有很強的時限性,各工作小組要緊緊圍繞職責分工抓好落實。起草會議文件和落實與會人員,是會前準備的兩個關鍵要素。

       會議文件中的議程和日程安排涉及大會的主要任務和總體安排,是各組工作的指導性文件;重要講話稿是大會的重要文件;邀請出席列席人員、上主席臺人員、各組召集人名單等也是有明確要求的程序性文件。上述文件從起草到定稿要經過多次修改和討論,甚至定稿后還會受到各種變化因素的影響,應適當推遲印制時間。會議文件裝袋前,要對所有應發材料進行全面核實,確保資料齊全、次序不亂。落實與會人員要根據所在單位的不同,采用文字、短信、、電話等多種方式通知,確保及時準確無遺漏;需要被通知單位反饋名單和提供有關材料的,要及時催辦、收集齊全。

       三是檢查要細。

       這是落實方案、保證開好會議的重要一步。會前檢查可采用聽取匯報和現場檢查兩種方式。大會秘書處要根據計劃進度定期聽取各工作小組情況匯報,協調解決相關問題。會場布置是現場檢查的重點,從主席臺布置到座位安排,從話筒到碟片都要一一檢查,對落實不到位或銜接不夠的地方,要及時發現、及時督促、及時整改。

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